Erfolgreiche Typprüfung durch Prozessdigitalisierung
Möchte man zwischen der Homologation (aus dem Griechischen abgeleitet: “es stimmt”, Synonym für die Typengenehmigung) eines Fahrzeugs und dem Verkaufsstart weiterhin an der implementierten Software arbeiten, müssen alle in diesem Zeitraum vorgenommenen Änderungen an eine Zulassungsbehörde weitergereicht werden. Dahinter stecken intensiv verknüpfte Prozesse mit vielen kritischen Daten, die aus verschiedenen Systemen und Prozessschritten gesammelt und weitergeleitet werden. Die VISPIRON SYSTEMS entwickelt Methoden zur Prozessautomatisierung und Datenkonzepte zur Digitalisierung für die Entscheider*innen in einem speziellen Meetingformat, das im hier beschriebenen Bereich der Antriebsentwicklung in regelmäßigem Turnus stattfindet.
1. Ausgangssituation - Manuelle Prozesse und komplexe Zusammenhänge
Die sogenannte Prozesskette (Ablauf und Organisation intensiv verknüpfter Prozessbestandteile) setzt sich aus verschiedenen Teilsystemen zusammen. Dazu gehören Ottomotoren, Dieselmotoren, elektrische Antriebssysteme, Getriebe und Tank. Zu Beginn wurde das Projektteam der VISPIRON SYSTEMS damit beauftragt, das Regelmeeting der Entscheider*innen innerhalb der Prozesskette zu moderieren, die für die Entscheidungsfindung notwendigen Daten entgegenzunehmen und in geeigneter Form an die nächsten Instanzen weiterzuleiten. Hierzu hat man die Inhalte manuell eingetragen oder aus anderen Datenbanken per Handarbeit übernommen, bevor alle genehmigten Änderungen datentechnisch in Excel aufbereitet und der zuständigen Behörde vorgestellt wurden.
2. Herausforderung - Daten und Dynamik
In der Entwicklung von Software, sowie auch im Änderungsprozess an sich, herrscht eine sehr hohe Dynamik. Die Richtigkeit und die ständige Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit dominieren das Geschehen. Jeder Markt und jedes Verkaufsland haben zum Teil sehr unterschiedliche Normen und Gesetze. Die sich dadurch stetig verändernden Gegebenheiten und Anforderungen bedingen, dass konzentriert an der Aufbereitung der Daten gearbeitet und sich stets mit den Schnittstellenpartner*innen abgestimmt werden muss. Fehler, die in der Aufbereitung der Daten entstehen, können immense Auswirkungen auf die Zulassung der Fahrzeuge haben. Das Datenmanagement und die Pflege der Daten in diesem Umfeld sind sehr komplex. Eine schnelle Entscheidungsgrundlage während des stattfindenden Regelmeetings setzt eine intensive, umfangreiche und gründliche Vorbereitungen voraus, die mit hohen zeitlichen und personellen Aufwänden verbunden sind.
3. Vorgehensweise - 4 Prozessschritte
Schritt 1: Zu Beginn wurden die Excel-Listen mittels Makros und Funktionen so optimiert, dass sich Datenqualität und Performance verbesserten. Auf diese Weise entfielen manuelle und fehlerträchtige Eingaben. In weiteren Optimierungszyklen konnte der Automatisierungsgrad der Datenverarbeitung stetig erhöht und die immer komplexer werdenden Vorgaben und Prozessveränderungen ohne Qualitätsverlust integriert werden.
Schritt 2: Als nächstes wurden alle Prozesseschritte entlang der gesamten Prozesskette mit den Prozesspartner*innen abgestimmt und detailliert aufgezeichnet, um eine reproduzierbare Qualität der Verarbeitung sicher zu stellen.
Schritt 3: Die schiere Menge an Daten brachte die Lösung mit Excel als Datenbank sehr schnell an seine Performancegrenzen. Aus diesem Grund wurde über den Einsatz einer Datenbank nachgedacht und diese Idee mit dem Kunden intensiv in verschiedenen Workshops diskutiert. Hierfür hat das Projektteam alle Prozessschritte so weit aufgelöst, dass die Prozessinformationen in Datenartefakte zerlegt werden konnten. Gleichzeitig haben die Expert*innen die Datenstrukturen und Datenflüsse detailliert aufgeschlüsselt und dokumentiert.
Schritt 4: Aufgrund der bestehenden umfangreichen Kenntnisse und Erfahrungen mit der Integration von Datenbank-Anbindungen hat das Team den Kunden von der Datenlösung über eine Webplattform überzeugt. Dort können individuell entwickelte Apps für alle möglichen Bereiche wie in einem Appstore gesucht, geladen und dann genutzt werden. Ein großer Vorteil ist die direkte Anbindung der Apps an die jeweils zur Ausführung benötigten Daten in den kundeninternen Datenbanken. Diesem Lösungsvorschlag wird unser Kunde nun in weiteren Prozessschritten folgen.
4. Fazit - Ein optimierter Weg zum Ziel
Seit Beginn der Beauftragung durch den Kunden beobachten wir die Herausforderungen für die Organisation und auch für ihre Prozesskette. Eigenständig und in enger Zusammenarbeit mit den Auftraggebenden haben wir Lösungen entwickelt und unsere Kompetenz in Bezug auf Prozessdigitalisierung und -automatisierung im Projekt eingebracht. Wir stellten sicher, dass einerseits das operative Doing reibungslos und mit hoher Qualität funktioniert, und andererseits Daten und Abläufe stetig optimiert werden. Last but not least ermöglichen es die Errungenschaften Automatisierung und Digitalisierung von Informationen in Zukunft je nach Bedarf weitere IT-Systeme an die Vorgänge anzubinden. Der vom Projektteam aufgesetzte Prozess schafft einen soliden und effektiven Workflow, der unnötige Schleifen vermeidet, Mehraufwände verhindert und Kosten einspart. Es ist gelungen, eine signifikante Verbesserung der Performance sowie eine Steigerung der Datenqualität für den Kunden zu erreichen.
