Prozessberatung Softwarefreigabe für Homologation

Männer sitzen vor zwei Laptops und besprechen Geschäftsdokumente

Um in der Zeit zwischen der Homologation eines Fahrzeugs und dem Verkaufsstart noch weiterhin an der Software arbeiten zu dürfen, müssen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, alle in diesem Zeitraum erfolgten Änderungen an die zuständige Zulassungsbehörde weitergereicht werden. VISPIRON SYSTEMS entwickelt und lenkt im Projekt der Prozessberatung die bereichsübergreifende Prozesse. Dem Auftraggeber kommt hier die Schlüsselrolle, alle antriebsrelevanten Änderungen nach Typprüfung fristgerecht an die Zulassungsbehörden melden zu müssen, zu. Das mit der Umsetzung beauftragte Gremium verfügt über die notwendige Entscheidungskompetenz die Änderungen zu bewerten und zu genehmigen.

1. Ausgangssituation - Genehmigte Änderungen

Zu Beginn der Beauftragung ist das Projekt noch nicht final aufgesetzt, also besteht die Möglichkeit, den Prozess von Grund auf mit dem Kunden zusammen aufzubauen und die Gremienlandschaft, das Template für den Änderungsantrag und die Trackingliste/Datenbank neu zu erstellen. Derzeit werden in der Prozesskette “Antriebs-Änderungen nach Typprüfung” alle Software-Änderungen, die nach einer Typprüfung erforderlich sind, durch das verantwortliche Gremium bewertet und ggf. bewilligt. Die teilnehmenden Fraktionen setzen sich aus Mitarbeitenden der Bereiche Otto-Motoren, Diesel-Motoren, E-Antriebe, Tank und Getriebe zusammen. Jede dieser Teilprozessketten meldet notwendige Änderungen an, die anschließend bewertet und bei Zustimmung an ein konzernweites Gremium weitergeleitet werden. Zu Beginn einer jeden Anlauf-Zeitscheibe werden alle genehmigten Änderungen gesammelt, den Vorgaben entsprechend aufbereitet und der verantwortlichen Behörde zur finalen Entscheidung vorgelegt.

Hand zeigt Icon für Prozessberatung

2. Herausforderung - Dynamik im Änderungsprozess

Alle Daten liegen in Excel und in JIRA vor. Aufgrund der hohe Dynamik im Änderungsprozess und der ständig notwendigen Anpassungen an neue Gegebenheiten und Anforderungen müssen die Datenbearbeitung und die Abstimmungen mit Schnittstellenpartnern zielgerichtet, genau und konzentriert durchgeführt werden. Das Gremium, bzw. die Termine selbst sind strukturiert durchgetaktet, was eine intensive Vorbereitung und eine disziplinierte Durchführung voraussetzt. Darüber hinaus werden pro Zeitscheibe alle Änderungen mehrfach aufbereitet, um sie in der geforderten Form an die Behörde melden zu können. Dafür müssen weitere Daten eingeholt und eingearbeitet werden.

3. Vorgehensweise - Datenoptimierung

Um die Datenqualität und die Performance zu verbessern, werden in diesem Projekt im ersten Schritt alle vorhandenen Excel-Listen mittels Makros und Funktionen maximal optimiert, sodass die manuelle Eingabe und damit eine mögliche Fehlerquelle schon einmal entfallen kann. Alle Prozessschritte werden über den gesamten Verlauf hin detailliert aufgezeichnet, damit die durchgeführten Änderungen von allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden können. Die angestrebte Qualität der Daten und die anhand dieser getroffenen Aussagen sollen auf Basis der Dokumentation ebenfalls stets transparent für alle Mitwirkenden abgelegt sein, sodass sie rasch gefunden, gesichtet und verstanden werden können. Da das Antriebs-Gremium in der Gremien-Struktur zwischen den Teilprozessketten und dem übergreifenden Konzern-Gremium eingebunden ist, werden die erforderlichen Prozesse an allen relevanten Schnittstellen kommuniziert und mit allen betroffenen Partnerinnen und Partnern abgestimmt. Des Weiteren wird die Verwendung von JIRA auf alle vorgelagerten Gremien ausgerollt, um den Workflow klarer und übersichtlicher zu gestalten. In Workshops und durch eigenständige Erweiterungen der Arbeitspakete wird parallel an weiteren Prozessverbesserungen gearbeitet, sodass eine signifikante Qualitäts- und Performancesteigerung erreicht werden kann.

4. Fazit - Kompetente Prozessberatung

Die VISPIRON SYSTEMS steht dem Kunden als kompetente Prozessberaterin zur Seite, die zum einen sicherstellt, dass das operative Doing reibungslos und qualitativ funktioniert, und zum anderen gewährleistet, dass Daten und Abläufe stetig optimiert werden. Durch den von VISPIRON SYSTEMS implementierten Prozess wird ein solider und effektiver Workflow kreiert. Zudem werden unnötige Schleifen vermieden, Mehraufwand verhindert und Kosten eingespart.

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