Optimierung von Beschaffungsprozessen
Im Entwicklungsbereich Räder/Reifen eines OEMs führte die VISPIRON SYSTEMS die Optimierung eines Beschaffungsprozess durch und etablierte einen durchgängigen und transparenten Bestellprozess. Das Ziel war dabei zu jeder Zeit die benötigten Bauteile zum geplanten Einsatztermin in ausreichender Anzahl und in richtiger Spezifikation bereitzustellen.
1. Ausgangssituation - termingerechte Bereitstellung
Der Entwicklungsfachbereich Räder/Reifen ist für die termin- und mengengerechte Bereitstellung von Rädern und Reifen für alle Vorserien-Versuchsfahrzeuge verantwortlich. Voraussetzung für die termingerechte Bereitstellung ist die frühzeitige Meldung der Bedarfe aus den einzelnen Entwicklungsfachbereichen an die Reifenmanagerin/den Reifenmanager. Verantwortlich dafür sind die jeweiligen Fachabteilungen (sogenannte Verwender). Damit die Daten korrekt erfasst und aufgenommen werden können, erfolgt alle vier Monate eine Bedarfsabfrage über entsprechende Bereichskoordinatorinnen und Bereichskoordinatoren. Die Abfragen nach den Bedarfen werden dabei per E-Mail an die Reifenmanagerin/den Reifenmanager übermittelt. Die erfassten Bedarfe werden dort angekommen dann gesammelt und koordiniert, damit im Nachgang alles korrekt beim Lieferanten bestellt werden kann.
2. Herausforderung - Mehraufwand und Fehler
Aufgrund der massiv hohen Anzahl an Bestellungen, die über E-Mails bei den Reifenmanagerinnen und Reifenmanagern eingetroffen sind und allesamt manuell bearbeitet und koordiniert werden mussten, wurde der Bestell- und Genehmigungsprozess höchst intransparent. Sowohl auf Seiten der Koordinatorinnen und Koordinatoren, als auch auf Seiten der verwendenden Fachabteilungen. Weiter war ein extrem hoher manueller Aufwand zu verzeichnen, was die Fehleranfälligkeit naturgegeben signifikant erhöht hat. Hierdurch ergaben sich große Probleme bei der Übermittlung der Bestellungen an die Lieferanten, was wiederum eine geringe Liefertreue zur Folge hatte.
3. Vorgehensweise - Prozessanalyse
Im ersten Schritt führte das VISPIRON SYSTEMS-Team eine IST-Analyse durch und schaffte eine einheitliche, transparente Basis für das weitere Vorgehen über alle betroffenen Entwicklungsabteilungen hinweg. Es wurden dann alle Prozessschritte über einen Prozesssteckbrief graphisch und tabellarisch aufgezeigt und dargestellt. Zusätzlich wurde noch eine Timeline für die Standard-Beschaffungszeit anhand der realen Daten erstellt und etabliert. Weiter wurde der bestehende Bestellprozess analysiert und unter Einbeziehung aller Schnittstellen wie Logistik, Einkauf, Aftersales, verwendende Abteilungen und Lieferanten neu strukturiert. Damit konnte wieder eine stabile Liefertreue erzielt werden. Im nächsten Schritt wurde dann über eine Open-Source Softwarelösung eine datenbankbasierte Bestellübersicht entwickelt. Durch die Etablierung der Datenbank wurde ein erheblicher Anteil an manuellem Aufwand, verursacht durch das eingangs gängige Bestellen der Teile über E-Mail und die nachfolgende Koordination über Excel-Listen, auf nahezu Null reduziert.
4. Fazit - Transparenz
Zusammengefasst konnte in diesem Projekt ein einheitlicher Bestellprozess mit hohem Automatisierungsgrad etabliert und damit verbunden ein hohes Maß an Transparenz realisiert werden. Alle Schnittstellenpartner waren von Anfang an gleichermaßen an der Kommunikation und dem Entstehungsprozess beteiligt. Durch die Nutzung der neuen, softwarebasierten Bestellübersicht konnte weiter auch die Transparenz im Genehmigungsprozess deutlich erhöht werden, bei zugleich reduzierten Durchlaufzeiten. Inzwischen können mehrfach getätigte bzw. unnötige Bestellungen vermieden werden und jede verwendende Fachabteilung weiß zu jedem Zeitpunkt darüber Bescheid, in welchem Bearbeitungsstand sich ihre Bestellung gerade befindet.
