Digitalisierung von Planungsprozessen
Im Kundenprojekt Projektplanung/Multiprojektplanung hat die VISPIRON SYSTEMS Konzepte entwickelt und umgesetzt, um Planungsprozesse zu digitalisieren und mehrwertstiftend zu vernetzen. Zudem ist es gelungen, vorhandene Daten in übersichtliche Multiprojektsichten zu transformieren. Projektplanungen, die über verschiedene Bereiche hinweg erfolgen, konnten durch eine gezielte Toolunterstützung synchronisiert und transparent gestaltet werden. Durch dieses Vorgehen entsteht sowohl ein enormer Zeit- als auch Qualitätsvorteil.
1. Ausgangssituation - Fehlende Transparenz
Zum Zeitpunkt der Projektübernahme nutzte der Kunde Microsoft-Excel für die Ausplanung seiner Teilentwicklungsprojekte. Aufgrund der Vielzahl betroffener Fachbereiche und Schnittstellen zu anderen Teilprojekten war die Komplexität nicht mehr zu bewältigen. Anforderungen und terminliche Änderungen seitens anderer Fachbereiche waren nicht transparent dargestellt und nach Vorgaben eingesteuert, sodass es zu massiven Schwierigkeiten in der Planung und zu weiteren Engpässen kam. Terminpläne waren nicht immer aktuell oder abgestimmt. Außerdem existierte keine Möglichkeit, sich schnell und ohne viel Aufwand einen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen, beispielweise zur Vorbereitung auf oder zur Vermeidung von Peaks in Sachen Personalauslastung.
2. Herausforderung - Lösungen zur Reduzierung von Komplexität
In erster Linie sollte eine komplexitätsreduzierende Lösung gefunden werden. Dies bedeutete eine Lösung, die vornehmlich Transparenz schafft, die Planungsprozesse erheblich vereinfacht und eine bessere Synchronisation zwischen Fachbereichen und Teilprojekten herbeiführt. Sollte es zu einer Toollösung kommen, mussten auch die Anwenderinnen und Anwender überzeugt werden. Im besten Fall sollte eine solche dann eine sehr einfache Bedienbarkeit und hohe Datenqualität bieten. Die neue Lösung musste folglich deutliche Vorteile gegenüber der gewohnten Anwendung in Excel aufweisen und musste in der Handhabung und Übersichtlichkeit mindestens genauso nutzerfreundlich sein.
3. Vorgehensweise - Vorbereitung und Planung
Um eine solche Lösung zu finden und umzusetzen wurden durch VISPIRON SYSTEMS zunächst die Anforderungen abgefragt und bewertet. Dabei ging es in erster Linie darum, die Grenzen der bisherigen Lösung zu verstehen und Potenziale für eine mögliche neue Lösung zu erkennen. Nach eingehender Analyse der Ausgangslage wurde in Abstimmung mit dem Kunden die Implementierung eines neuen Tools entschieden, was zu einer hohen Qualität und Nutzbarkeit bezüglich der Daten führte, sowie die Vernetzung zwischen den einzelnen Teilprojekten förderte. Die Umsetzung der Lösung anhand des Tools wurde durch VISPIRON SYSTEMS verantwortet. Ausgewählte Pilotprojekte in Kombination mit Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender verhalfen zu einer erfolgreichen Implementierung. Durch die Einrichtung und Betreuung eines Entwickler-Cafes durch VISPIRON SYSTEMS, konnte von Beginn an das Thema KVP verankert werden, sodass der Kunde auch in einer volatilen Umgebung seine Potenziale stets entdecken und selbstständig entfalten kann.
4. Fazit - Toolbasierte Lösung
Wir konnten bei unserem Kunden in diesem Projekt eine ganzheitliche toolbasierte Lösung entwickeln und umsetzen. Projektmeilensteine sind inzwischen stets aktuell, für alle Beteiligten zu jeder Zeit einsehbar und vor allem vernetzt. Projekte lassen sich jetzt leicht synchronisieren und sind transparent und messbar. Die neu verfügbaren Daten sind für verschiedene Zwecke schnell analysierbar und leicht grafisch aufbereitbar. Sowohl Detailsichten als auch managementtaugliche Multiprojekt-Sichten sind nun auf Knopfdruck verfügbar.
