Hybride Methoden in der Entwicklung von Hochvoltkabelbäumen
Im Kundenprojekt “JIRA Einführung für die Entwicklung im Bereich Hochvoltkabelbäume” leistet die Business Unit Project Solutions der VISPIRON SYSTEMS alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Einführung des Tools JIRA. Dazu koordiniert der Fachbereich auch den Einsatz von agilen Methoden, angefangen bei der administrativen Anpassung des Tools, bis hin zur Unterstützung beim Mindset-Wandel der Mitarbeitenden.
1. Ausgangssituation - Komplexe Projektarbeit
Die Projektteamarbeit im Bereich Entwicklung Hochvoltkabelbaum ist geprägt von kontinuierlichem Zeitdruck, einer Vielzahl parallel laufender Tätigkeiten und einem hohen Abstimmungsbedarf mit allen Stakeholdern. Diese Faktoren in Kombination können zu einigen Herausforderungen führen. Beispielsweise werden durch ungenaue Aufgabenstellungen Kapazitäten nicht optimal genutzt oder nicht richtig gebunden. Ein weiteres Phänomen ist, dass Aufgaben über E-Mails schnell an viele Personen verteilt werden, wodurch nicht immer klar ist, wer das Thema bearbeiten soll. Weiter kann es zu viel Aufwand führen, sich Informationen aus dem Mailverlauf oder der Dokumentation zu beschaffen. Das Risiko besteht zudem, dass die Informationen dort bereits veraltet oder fehlerhaft sind. Durch den hohen Zeitdruck wird eine kontinuierliche Dokumentation oft außer Acht gelassen bzw. nur einmal wöchentlich im Meeting nachgeholt. Diese Termine sind dann aufgrund der vielen Teilnehmenden und der Menge an Aufgaben sehr zeitintensiv und ein notwendiger Spielraum für Nachfragen oder Diskussionen ist zumeist nicht gegeben.
2. Herausforderung -JIRA als neues Tool
JIRA als neues Tools in der Entwicklung zu etablieren bedeutet festgefahrene Prozesse, Kommunikationswege und Routinen zu überdenken und neu aufzusetzen. Durch die Nutzung von JIRA verändert sich die bisherige Zusammenarbeit des Entwicklungsteams grundlegend. Nicht nur die Art und Weise wie Themen eingesteuert, bearbeitet, fertiggestellt und festgehalten werden ändert sich, auch der Umgang mit dem Tool an sich. Das neue Tool und die damit verbundenen neuen “Spielregeln” sind für das Team noch vollkommen ungewohnt. Dabei entsteht eine weitere Herausforderung. Es gilt nun den Anwendern und Anwenderinnen die “Angst” vor der neu entstandenen Transparenz zu nehmen und ihnen die Vorteile der künftigen Vorgehensweise aufzuzeigen. Dabei spielt auch der zwischenmenschliche Umgang innerhalb des Teams eine sehr große Rolle.
3. Vorgehensweise - Konzepterstellung
Nach der Erstellung eines Basis-Konzepts wurde dieses in einem Lead-Projekt mehrere Monate lang zusammen mit dem Entwicklungsteam getestet, optimiert und weiterentwickelt. Dazu wurde immer wieder Feedback eingeholt. Aufgrund der durchwegs positiven Bewertungen haben wir die weiteren Projektteams der Abteilung schließlich auch mit ins Boot geholt. Dabei wurden nacheinander die einzelnen Projektteams betrachtet, kleinere Anpassungen am Basis-Konzept, je nach den individuellen Anforderungen, vorgenommen und die JIRA Anwendung step by step ausgerollt. Die Implementierung pro Projektteam gliederte sich dabei immer in parallel laufende Tätigkeiten, bestehend sowohl aus administrativen Doings (Vornehmen von Einstellungen/Konfigurationen am Tool), Support bei der inhaltlichen Befüllung und der operativen Umsetzung, als auch der kontinuierlichen Schulung aller Anwender und Anwenderinnen. Neben diesen Leistungen wurden alle Tätigkeiten für den Kunden dokumentiert und auch Erweiterungen vorgenommen. Daneben wurden ebenso Themen wie Auswertungen/ Reporting, Übersichten für Abteilungsleiter und Abteilungsleiterinnen, Durchführung von Lessons Learned, Verknüpfung mit Confluence und die Erweiterungen der JIRA Nutzung umgesetzt.
4. Fazit - Agiles Kanban mit klassischem Projektmanagement
Eine transparentere Zusammenarbeit, die Nutzung einer hybriden Methodik (agiles Kanban mit klassischem Projektmanagement), eine digitalisierte Arbeitsweise (keine Listen in Excel mehr) und eine übersichtliche Darstellung aller Aufgaben (gegliedert nach Themen, Prioritäten, nach Fälligkeiten und den individuellen Filterungsmöglichkeiten), welche stets aktuell ist und mit Schnittstellen verknüpft werden kann. Dies sind nur einige der Neuerungen, die mit der Implementierung des Tools JIRA und den Veränderungen hin zu Agilität einhergehen und die die Arbeit in den Projektteams nachhaltig verbessern.
