Gremienmanagement

Gremiummanagement. Mann im Anzug hält Uhr. Zahnräder im Hintergrund.

Im Kundenprojekt Gremienmanagement leistet die VISPIRON SYSTEMS Projektsupport zur Durchführung technischer Gremien. Für einen Kunden aus dem Bereich Automotive werden Gremien zuverlässig und mit hohem Qualitätsanspruch geplant, begleitet und optimiert. Gremien und Meetings sind der Dreh- und Angelpunkt im Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist es zu wissen, wie unterschiedliche Gremienformate geplant werden und ablaufen müssen, wie sich Optimierungspotentiale identifizieren und heben lassen und welche Tools den gesamten Prozess unterstützen können.

1. Ausgangssituation - Organisation von Gremien

Donnerstag 9 Uhr, eine Stunde vor Gremienbeginn, wird eine Agenda verschickt, die oftmals nur rudimentär – wenn überhaupt – beachtet oder gelesen wird… das Protokoll mit den Arbeitsaufträgen wird erst Stunden, wenn nicht Tage später verteilt…
So oder so ähnlich laufen tatsächlich viele Gremien und Meetings ab. Es fehlt leider schlichtweg an professioneller Organisation, Durchführung und Nachbereitung. Das große Problem daran ist, dass sich Teilnehmende nicht auf ihre Themen vorbereiten können und im Termin dann keine Fortschritte dokumentiert und Folgeaufträge generiert werden können. Dadurch wird die Abarbeitung der Themen unnötig verlängert oder Fristen können nicht eingehalten werden. Und der Termin an sich wird von EntscheidungsträgerInnen als unbefriedigend und von weiteren Teilnehmenden schnell als Zeitverschwendung empfunden. Oder einfach dahingehend umstrukturiert, dass die Agenda spontan umgestellt wird und man andere Themen vorzieht, in der Hoffnung, dass bei jenen eine Vorbereitung stattgefunden hat. In jedem Fall ist das absolut nicht zufriedenstellend. Ursächlich für derartige Situationen ist zu einem großen Anteil, dass die Vor- und Nachbereitung von Gremien sträflich vernachlässigt wird. Während des Gremiums wird erwartet, dass den Anforderungen entsprechende Unterlagen präsentiert, sowie Status Quo, Resultate, Blocker und Beschlussempfehlungen vorgestellt werden. Im Idealfall schon zuvor in einer gesicherte Umgebung abgelegt und einem kurzen Qualitätscheck unterzogen. Während des Meetings selbst ist eine professionelle Moderation, besonders bei Gremien mit Teilnehmenden ab bestimmter Hierarchien, absolut zu empfehlen. Um die Ergebnisse inhaltsgenau festzuhalten, sollte direkt parallel und möglichst live Protokoll geführt werden. Selbstverständlich ist bei einem sauber aufgesetzten Gremienmanagement der/die Moderierende auch für das funktionierende Timekeeping zuständig und für die Einhaltung der Agenda.

Schreibtisch mit Papieren und Laptop in Büro. Drei Menschen sitzen darum

2. Herausforderung - Priorisierung

Alle Teilnehmenden haben neben dem Gremium natürlich auch noch viele weitere Themen, die bearbeitet werden müssen. Die Gremienarbeit wird dadurch oftmals als nicht zu priorisieren erachtet. Durch den Einsatz eines professionellen Gremienmanagements lässt sich das aber ändern. Effizienzen können erzeugt, Unzufriedenheit beseitigt und eine massive Ressourceneinsparung erreicht werden. Gewohnte Abläufe werden aus Zeitmangel selten hinterfragt, analysiert oder gar optimiert. Die “schon immer” in Gebrauch stehenden Softwaretools sind teilweise nicht mehr aktuell und überholt. Andere Programme, die prozessuale oder dokumentarische Vorzüge bieten, sind durch die fehlende Beschäftigung mit der Thematik nicht bekannt oder eine Umstellung auf diese wird aus stets anwesendem Zeitmangel nicht weiter vorangetrieben. Denkbar schlechte Voraussetzungen für einen flotten Umbruch. Nichtsdestotrotz lässt sich durch die frühzeitige Einführung auch von kleinen Veränderungen in der Arbeit mit Gremien schon Großes bewirken- und das geräusch- und störungsarm.

3. Vorgehensweise - Best Practice

Bei unserem Vorgehen nutzen wir eingangs (nach einer gründlichen Analyse der Ist-Situation) einen Prozessablauf – einen sogenannten “Best Practice” – der in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen angepasst wird. Es wird z. B. festgelegt,  in welcher Toollandschaft man sich bewegen wird, bis wann die Agenda und das Protokoll verschickt werden müssen, wie Aufträge nachgehalten und für wann die Fristen beispielsweise zur Themenanmeldung festgesetzt werden. Auf Wunsch wird auch eine den Unternehmensvorgaben entsprechende Geschäftsordnung aufgesetzt und vereinbart. Es werden fixe Termine vereinbart, in denen bei Bedarf Abstimmungen zur Planung der Agenda oder zur Formulierung von Beschlüssen erfolgen. Dies garantiert die Korrektheit der Dokumentation und der Planung. Um einen reibungslosen und zielführenden Ablauf des Termins selbst zu gewährleisten, sorgen wir dafür, dass alle erforderlichen Vortragenden oder Teilnehmenden zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten anwesend sind. Fristen zur Abgabe von vorzustellenden Unterlagen und ein kurzer Qualitätscheck auf zuvor vereinbarte Eigenschaften der Dokumente tragen dazu bei, dass kein Termin mehr ohne tatsächliche Inhalte und der Besprechung dieser verstreicht. Anhand dieser und weiterer Unterstützungsleistungen wird sichergestellt, dass alle Gremien geregelt ablaufen und die Beteiligten genug Zeit zur Vorbereitung haben. Weiter werden die Erwartungshaltungen aller Teilnehmenden geklärt und ein gemeinsam abgestimmtes Management von Meetings vereinbart.

4. Fazit - Professionalität

Durch die VISPIRON SYSTEMS geführte Gremien laufen professionell ab und werden kontinuierlich auf Optimierungspotentiale hin bewertet. Einen verspäteten Versand von Sitzungsunterlagen oder ein nicht zielführendes Meeting gibt es nicht. Da die gesamte Koordination durch die Consultants der VISPIRON SYSTEMS übernommen wird, steht den Leitenden der Termine und Meetings mehr Zeit zur Verfügung, um sich mit inhaltlichen Themen und den eigentlichen Aufgaben/dem eigentlichen Kerngeschäft auseinanderzusetzen. Wir haben durch jahrelange Unterstützung im Bereich des Meeting- und Gremienmanagements einen großen Erfahrungsschatz sammeln und viel Expertise gewinnen können. Optimierungspotentiale werden sofort erkannt, toolgestützte Lösungen zielgerichtet bewertet und bei positiver Beurteilung schnell umgesetzt. Als Resultat können wir für unsere Kunden Zufriedenheit, Zeiteinsparungen und Effizienz verbuchen und einen echten Mehrwert schaffen.

Menschen sitzen im Büro an einem Tisch im Hintergrund. Leuchtende Glühbirne im Vordergrund
Gremienmanagement in Zahlen
Davon profitiert unser Kunde

0 h

Zeiteinsparung pro Gremium

0 %

Effizienzsteigerung während dem Gremium

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Gremien in den letzten 5 Jahren durchgeführt

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